Parte il progetto SisteRep: online i repertori delle trascrizioni

Si amplia l’offerta dei servizi resi disponibili dall’Agenzia delle entrate agli utenti convenzionati. Parte in via sperimentale il progetto SisteRep, per il quale sono rese visibili online le immagini dei repertori delle trascrizioni di sette Aree Servizi di pubblicità immobiliare per gli utenti convenzionati al servizio di consultazione della banca dati ipotecaria.

Gli utenti convenzionati ai servizi telematici di Sister, grazie alla nuova funzionalità, possono visionare le immagini dei repertori delle trascrizioni formati a decorrere dal 24 luglio 1957 per individuare le note di interesse precedenti al periodo informatizzato e richiederne la stampa tramite il servizio di ispezione on demand.

Il progetto SisteRep
In via sperimentale, quindi, sono visibili online le immagini dei repertori delle trascrizioni di sette Aree Servizi di pubblicità immobiliare per gli utenti convenzionati al servizio di consultazione della banca dati ipotecaria. Questo il focus del progetto SisteRep. 

Per consentire agli utenti abilitati alla consultazione della banca dati ipotecaria la visualizzazione diretta dei repertori online ed evitare la preventiva richiesta telematica di questi ultimi, il progetto prevede di rendere disponibili le relative immagini sulla piattaforma Sister.

Inserito il nominativo del soggetto e visionato il conto a questo intestato, gli utenti possono così richiedere l’invio delle stampe delle note di trascrizione reperite, evitando in tal modo all’ufficio l’invio preliminare della stampa del repertorio.

Poiché, come detto, l’ispezione sui documenti analogici può essere soltanto nominativa, condizione necessaria per l’erogazione del servizio è il completamento dell’attività di inserimento dei dati dei soggetti intestatari dei singoli conti.

I Servizi di pubblicità immobiliare di Aosta, Bologna, Cagliari, Oristano, Terni – relativamente alla soppressa conservatoria di Orvieto – Schio e Udine hanno completato l’attività e azzerato il magazzino dei conti di repertorio da lavorare. L’Agenzia ha pertanto esteso, in via sperimentale e con riferimento ai sette uffici, il servizio di consultazione delle immagini dei repertori sulla piattaforma Sister, realizzando un nuovo e sfidante obiettivo.

Tali Servizi di pubblicità immobiliare, avendo partecipato anche alla sperimentazione del servizio di ispezione on demand, hanno avuto modo di testare per un periodo più ampio rispetto agli altri uffici l’affidabilità dei dati inseriti.

Nel corso dell’anno saranno coinvolti ulteriori 53 uffici che stanno per ultimare l’attività di inserimento dei dati dei soggetti intestatari dei conti e che potranno, nel frattempo, verificare la qualità di tali dati, monitorando la ricorrenza di eventuali correzioni quali la modifica del dato inserito a sistema perché errato o incompleto o la variazione dell’indicizzazione soggetto/immagine.

Per gli uffici rimanenti, che non potranno esaurire a breve il magazzino dei conti per cui occorre inserire i dati, si valuterà la linea da seguire, anche sulla base dei risultati che emergeranno dalla sperimentazione.

Il nuovo servizio, che costituisce per l’utenza un ausilio alla consultazione, non può essere considerato sostitutivo di quello erogato presso l’ufficio competente, in quanto limitato ai soli volumi dei repertori acquisiti otticamente.

Nella maggioranza delle conservatorie, infatti, i primi repertori custoditi risalgono al 1860; tuttavia, la possibilità di visualizzare per via telematica i registri a decorrere dal luglio 1957, coprendo un arco temporale di quasi 70 anni, rappresenta certamente una significativa innovazione ed un chiaro esempio di quanto la digitalizzazione, possa contribuire all’efficientamento dei processi lavorativi, interni ed esterni all’Agenzia delle entrate.

L’ispezione ipotecaria: dalla carta all’immagine ottica
I registri immobiliari sono pubblici e consultabili da chiunque senza che a tal fine occorra possedere una legittimazione particolare o essere portatori di uno specifico interesse.

Il vigente sistema di pubblicità immobiliare ha infatti funzione di conoscenza dei dati relativi ai beni immobili e di tutela dell’affidamento dei terzi, in un’ottica di garanzia per la corretta circolazione dei beni medesimi.

Il conservatore di conseguenza ha l’obbligo, imposto dall’articolo 2673 del codice civile, di permettere l’ispezione dei suoi registri nei modi e nelle ore fissati dalla legge. I modi e le ore sono quelli stabiliti rispettivamente dagli articoli 20 e 24 della legge n. 52/1985.

L’articolo 20 in particolare prevede che “Per ogni ispezione ipotecaria il richiedente deve presentare alla conservatoria apposita richiesta su moduli a stampa forniti dall’Amministrazione finanziaria. La richiesta deve contenere l’indicazione delle generalità delle persone fisiche, la denominazione o la ragione sociale e la sede delle persone giuridiche, delle società, anche semplici, e delle associazioni non riconosciute. La conservatoria rilascia al richiedente l’elenco delle formalità riguardanti il nominativo richiesto, con l’indicazione delle rispettive annotazioni eventualmente eseguite.”.

L’elenco delle formalità, cioè delle note, cui fa riferimento la norma, per il periodo precedente l’automazione è costituito dalla pagina (conto) di repertorio intestato al soggetto di cui si vogliono conoscere le informazioni relative agli immobili di cui lo stesso è titolare.

Ma cosa sono i repertori?
Le Istruzioni ai Conservatori delle Ipoteche ed agli altri Agenti delle Tasse e del Demanio per l’eseguimento del nuovo sistema ipotecario emanate dal ministero delle Finanze, Direzione generale delle Tasse e del Demanio nel 1865 stabiliscono (Capi I e II) quali registri, previsti dal codice civile, devono essere tenuti dai conservatori per svolgere la loro attività.

Il Capo I prevede la tenuta di un registro generale d’ordine e dei registri particolari delle trascrizioni, delle iscrizioni e delle annotazioni. Il registro generale garantisce l’ordine di presentazione, ovvero la precedenza tra le varie formalità eseguite. Ai registri particolari, è invece affidata la funzione pubblicitaria.

Il Capo II, all’articolo 4, elenca i Registri diversi che si debbono tenere dai Conservatori tra cui rubrica alfabetica dei cognomi, tavole alfabetiche dei debitori, dei creditori e delle persone a favore o contro le quali si operano le trascrizioni e repertori. Tra questi ultimi il repertorio delle trascrizioni, anche denominato modello 65.

Gli articoli seguenti precisano il contenuto e le modalità di tenuta di questi registri: “Nel repertorio delle trascrizioni dovranno indicarsi le trascrizioni e le relative annotazioni sotto il nome, tanto della persona a cui favore la formalità si eseguisce, quanto di quella contro cui la formalità stessa ha luogo…Nei detti repertori si dovrà destinare una pagina per ogni individuo….I Conservatori non dovranno confondere in uno stesso conto più individui quantunque cointeressati. Le donne maritate o vedove vi saranno portate sotto il cognome paterno che sarà il primo indicato e vi saranno successivamente notati anche i cognomi e nomi del marito o mariti…Quando lo spazio assegnato a un conto sarà esaurito si aprirà un nuovo conto al repertorio corrente, nel quale saranno portate le indicazioni delle formalità posteriori con vicendevole rimando da un conto all’altro…” ed altre indicazioni relative alla corretta compilazione del registro.

Tali istruzioni, nonostante siano notevolmente risalenti, sono state seguite fino al 1998, data in cui si è completato il processo di meccanizzazione delle conservatorie dei registri immobiliari.

In sostanza nei repertori, solitamente di formato A/3, in ogni pagina, divisa per metà, è aperto un conto intestato ad un soggetto.

Ciascuna pagina nella metà superiore contiene gli estremi delle note di trascrizione “a favore”, come gli acquisti. Nella metà inferiore sono riportate le formalità “contro” l’intestatario, come le vendite o i pignoramenti.

Con la meccanizzazione, iniziata a metà degli anni ’80, la repertoriazione, ovvero l’aggiornamento dei registri immobiliari, è eseguita in automatico dal sistema nell’ambito delle operazioni di fine giornata.

In precedenza, l’impiegato addetto alla repertoriazione, reperiti gli elementi necessari nella nota di trascrizione, intestava al soggetto presente nella stessa un conto nel repertorio corrente a quella data. In seguito, man mano che il soggetto intestatario poneva in essere atti dispositivi o acquisti o era comunque presente in una nuova formalità, il suo conto veniva aggiornato.

Per l’ispezione il percorso è inverso: tramite gli elementi presenti sul repertorio (oggi elenco sintetico delle formalità) si individua la nota, documento quest’ultimo che assolve alla funzione pubblicitaria, ossia rendere noti gli atti che trasferiscono, costituiscono o modificano i diritti reali su beni immobili.

I repertori, quindi, quali strumento di puntamento alle note, permettono di reperire queste ultime nel conto individuale di ciascun soggetto tramite gli estremi della loro pubblicazione (numero di registro generale, numero di registro particolare e data).

L’utilizzo quotidiano sia per lavorazioni interne sia per la consultazione a cura degli utenti ha inevitabilmente influito sullo stato di conservazione di questi registri. Pertanto, allo scopo di limitarne l’utilizzo e preservarne l’integrità, nel corso degli anni vari progetti hanno previsto l’acquisizione ottica delle immagini dei repertori delle trascrizioni istituiti a decorrere dal 24 luglio 1957 a cura di ditte esterne e l’inserimento, a cura degli uffici, dei dati anagrafici dei soggetti presenti sui documenti oggetto di digitalizzazione, per associare le immagini ai soggetti stessi.

Attualmente i repertori possono essere consultati da chiunque, anche in formato immagine, presso l’Area Servizi di pubblicità immobiliare che li conserva ad eccezione degli utenti Sister che possono richiedere – e ricevere – la stampa dei singoli conti di interesse per individuare le note da consultare mediante il servizio di ispezione telematica sui documenti cartacei.

L’ispezione telematica on demand
I registri immobiliari sono organizzati su base personale, con riferimento cioè ai soggetti presenti sugli atti e sulle relative note di trascrizione ed iscrizione. L’ispezione nominativa rappresenta pertanto la modalità di ricerca più coerente per conoscere, per ogni soggetto ispezionato, tutte le formalità che lo riguardano.

Dalla data di meccanizzazione, variabile da ufficio a ufficio, l’ispezione è possibile anche per codice fiscale del soggetto e per dati catastali dell’immobile in quanto il sistema repertoria, cioè memorizza, tutti i dati riportati sulle note, mentre in passato la ricerca avveniva solo per nominativo in quanto la repertoriazione era eseguita esclusivamente per dati anagrafici o per denominazione.

L’ispezione sui registri cartacei inizia con la consultazione dei registri previsti dalle istruzioni del 1865: rubrica dei cognomi e successivamente tavola alfabetica dei nomi dove l’operatore reperisce il conto di repertorio intestato al soggetto indicato nel modello di richiesta e lo consegna all’utente. Rubriche e tavole sono consultabili solo dagli addetti al servizio.

Grazie all’attività di inserimento a sistema dei dati dei soggetti intestatari dei singoli conti di repertorio a fronte delle immagini acquisite, si evitano i precedenti passaggi su rubriche e tavole. Per i repertori istituiti prima del 1957 le cui immagini non sono presenti a sistema è sempre necessaria la ricerca sui diversi registri cartacei.

L’ispezione telematica consente la consultazione di tutte le note e domande di annotazione del periodo automatizzato e recuperato (precedente l’automazione e validato per la presenza di immagini di note e dati dei soggetti). Gli utenti convenzionati possono consultare a distanza anche i titoli telematici.

Dal 2 ottobre 2023 in tutti i Servizi di pubblicità immobiliare è stata estesa la funzionalità per erogare il servizio di ispezione ipotecaria telematicamente in relazione alla documentazione cartacea.

Il servizio prevede infatti la richiesta e il rilascio per via telematica di stampe delle note non recuperate e di titoli conservati in formato cartaceo, previamente scansionati a cura degli operatori degli uffici, nonché dei repertori delle trascrizioni a decorrere dal 24 luglio 1957 acquisiti otticamente.

L’elevato gradimento da parte dell’utenza professionale dell’ispezione telematica sui documenti cartacei, che nella fase iniziale della sperimentazione prevedeva il rilascio di sole note e titoli, ha mostrato rapporti percentuali tra le richieste telematiche rispetto a quelle allo sportello talmente confortanti da prevedere un incremento della tipologia di documenti consultabili a distanza.

Il rilascio delle stampe dei repertori, infatti, ha costituito un ulteriore impulso alla richiesta di consultazione telematica degli atti e al contenimento dell’utenza al front office degli uffici.

L’ispezione on demand ha consentito, nel solo 2024, il rilascio di circa 500mila documenti di cui oltre 200mila stampe di conti di repertori.